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Como os Chief Compliance Officers (CCOs) continuam enfrentando desafios para restaurar os relatórios de má conduta dos funcionários aos níveis pré-pandêmicos, há três estratégias que eles devem implementar para aumentar a confiança em seus processos entre os funcionários, de acordo com o Gartner.
“Existem claramente desafios estruturais que prejudicaram a comunicação eficaz de má conduta, variando de novos modelos de trabalho a maior rotatividade de funcionários e maior polarização social”, disse Chris Audet , vice-presidente de pesquisa da prática Jurídica, de Risco e Conformidade do Gartner. “Embora os CCOs não possam mitigar totalmente esses fatores, eles podem gerar melhorias significativas nas taxas de relatórios, abordando as percepções dos funcionários sobre a credibilidade e a transparência das políticas de relatórios de má conduta.”
A pesquisa do Gartner indicou que os relatórios de conformidade diminuíram 30% nos anos desde o início da pandemia, principalmente como resultado de mudanças em como e onde os funcionários trabalham. Ao mesmo tempo, os CCOs relatam ao Gartner que estão vendo um aumento nos incidentes de assédio, intimidação e discriminação em suas organizações.
Um estudo com 1.003 funcionários no segundo trimestre de 2022 mostrou que apenas 42% achavam que suas organizações tinham um processo de relatórios transparente. A mesma pesquisa mostrou que, ao melhorar a confiança de um funcionário no processo de denúncia do decil inferior ao decil superior, aumentava em 38% a probabilidade de denunciar má conduta.
Três estratégias para restaurar a confiança
Ao avaliar as percepções atuais dos funcionários sobre o processo de denúncia, os especialistas do Gartner identificaram três estratégias eficazes para incentivar os funcionários a falar quando testemunharem má conduta.
1. Esclareça as expectativas dos funcionários antecipadamente – A falha em fornecer um mapa detalhado do processo de investigação interna leva a suposições incorretas dos funcionários sobre isso. As empresas líderes compartilham as etapas que o processo seguirá antecipadamente e comunicam informações importantes sobre cada etapa do processo para garantir aos funcionários que seus relatórios não serão ignorados.
“Muitas organizações usam preocupações com a privacidade para ocultar desnecessariamente os detalhes de seu processo de investigação dos funcionários”, disse Audet. “Os funcionários ainda podem ser alertados sobre o andamento de uma investigação e, assim, permanecer envolvidos durante todo o processo, mesmo que certos detalhes precisem permanecer omitidos para proteger a privacidade. As empresas também podem ser transparentes sobre os problemas que não podem e optam por não divulgar, o que pode agregar valor aos funcionários”.
2. Divulgar experiências reais dos funcionários sobre o processo de denúncia – Audet disse que as organizações devem ir além dos relatórios de dados de cima para baixo obrigatórios em suas investigações e solicitar feedback específico dos funcionários sobre onde o processo pode ser melhorado e a satisfação geral com o processo da investigação. Esse tipo de feedback do funcionário, que pode ser coletado em pesquisas ou check-ins pós-investigação, ajuda os funcionários a se visualizarem melhor em uma situação semelhante e pode aumentar a confiança em uma resolução bem-sucedida.
3. Demonstrar transparência e consistência nos resultados da investigação – os CCOs muitas vezes se abstêm de comunicar os resultados disciplinares por medo de trair a confidencialidade, potencialmente desiludindo ainda mais os funcionários que percebem inconsistência com a forma como a má conduta é gerenciada em suas organizações. Embora os CCOs não possam superar totalmente esse desafio sem a parceria do RH e de outras funções, eles podem assumir um papel de liderança na comunicação dos padrões de escalonamento de má conduta de sua empresa, demonstrar que os padrões estão sendo aplicados de forma consistente em toda a organização e optar por divulgar os resultados de casos específicos casos de má conduta em quadros de avisos corporativos ou boletins de compliance.
FONTE: HELPNET SECURITY