Como manter sua privacidade e dados seguros enquanto trabalha com uma equipe remota

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Trabalhar com uma equipe remota vem com uma lista de desafios e problemas únicos. Talvez o principal deles seja garantir que seus dados e informações sejam mantidos seguros.

Equipes remotas agora podem ser estendidas em todo o mundo, operando fora dediferentes fusos horários, e muitas vezes equilibrando seu trabalho com o estilo de vida único que muitas vezes vem com trabalho remoto. Para fazer seus trabalhos, eles exigirão acesso a quaisquer contas, documentos ou dados que os ajudem a trabalhar sempre que puderem. Embora tenha havido avanços incríveis na tecnologia que tornam isso muito mais fácil de gerenciar, há também riscos incríveis de segurança que vêm com ele.

Com os funcionários se conectando ao seu negócio de diferentes locais, o risco de um agente ruim ter acesso ao seu negócio, roubar informações e potencialmente plantar malware é muito real. Em muitos casos, é preciso pouco mais do que uma rede insegura para iniciar esse processo.

Para evitar que isso aconteça com o seu negócio, aqui estão alguns passos fundamentais que você pode tomar para manter seus dados seguros enquanto gerencia uma equipe remota.

A educação dos funcionários é primordial

O passo mais importante para manter sua segurança de dados com qualquer equipe remota é educar seus funcionários corretamente. Embora você possa pensar que os membros da sua equipe são maestros para lidar com quaisquer problemas de tecnologia e internet, é altamente provável que eles nem estejam cientes das ameaças básicas e contramedidas que existem.

Isso pode parecer improvável, mas em um estudo da CNBC sobre riscos à segurança cibernética, a negligência dos funcionáriosprovou ser a ameaça maispotente. Com isso em mente, é melhor realizar reuniões ou adicionar conteúdo ao manual da sua empresa antecipadamente para que não haja pontos cegos na consciência do seu funcionário. Mesmo que seus funcionários estejam espalhados pelo mundo, você precisará utilizar uma ferramenta de colaboração e encontrar um tempo onde todos vocês possam sentar e garantir que todos estejam informados sobre os riscos de segurança da equipe remota.

Os elementos necessários para conscientizar seus funcionários sobre a localização e o manuseio de links e e-mails suspeitos, os riscos de usar Wi-Fi gratuito e/ou público e criar senhas sólidas. Esse nível de educação ajuda você a tirar o fardo da segurança da sua empresa e dispersá-lo por todo o negócio – criando um ambiente onde ameaças de segurança são ativamente antecipadas e contrariadas por todos.

Certifique-se de usar uma VPN

Muitos de seus trabalhadores remotos se encontrarão em situações onde o uso de wi-fi público é uma necessidade – como lounges de aeroportos, hotéis ou cafeterias. Nestes casos, é fundamental para o seu negócio que equipes remotas mantenham seus dados protegidos. Você pode estar trabalhando suas meias fora, colaborando em vários fusos horários, e fazendo uso inteligente da mais recente tecnologia de gerenciamento; noentanto, se sua equipe não estiver usando conexões Wi-Fi seguras, você pode estar se encontrando no lado errado de um hacker. A melhor maneira de manter a segurança é fazer com que sua equipe use uma rede virtual privada,também conhecida como VPN.

Uma VPN ajuda a proteger seus dados adicionando uma conexão segura, independentemente do wi-fi ao seu site. Isso mantém sua atividade, dados, informações e senhas escondidas de agentes ruins que podem estar usando redes wi-fi públicas para obter informações comerciais valiosas. Muitas dessas VPNs são extremamente acessíveis, têm históricos confiáveis e funcionam como uma simples cura para os riscos das redes públicas.

Crie senhas fortes

É muito mais fácil para os hackers quebrar uma senha do que a maioria das pessoas imagina. Uma senha de cinco caracteres, por exemplo, leva cerca de dez segundos para ser quebrada. Uma senha de seis caracteres leva mil segundos. Nem é muito tempo para alguém determinado a acessar os dados do seu negócio.

Para combater isso, a melhor coisa que você pode fazer é garantir que você e seus membros da equipe usem senhas seguras. Quanto mais tempo e mais complexa sua senha, mais difícil será quebrar. Só em comprimento, o número de variações potenciais de palavras e a quantidade de tempo que leva para quebrar aumenta exponencialmente. Além disso, você quer definir lembretes para alterar suas senhas a cada poucos meses, e, embora irritante, usar senhas diferentes para diferentes contas e programas. Afinal, se um está rachado, você não quer que isso signifique que eles estão todos rachados de uma vez.

Uma ferramenta útil para equipes remotas é um gerenciador de senhas que mantém suas senhas on-line, atrás de paredes de criptografia. Esses gerenciadores de senhas lhe dão a capacidade de dar à sua equipe acesso a qualquer conta ou programa que você gosta sem a necessidade de realmente dar-lhes a senha. Dessa forma, se eles escorregaram em seu uso de VPN, você tem uma camada extra de segurança.

Use a verificação em duas etapas sempre que puder

Às vezes não há nada que você possa fazer além de assistir como um hacker recebe sua senha. Em casos como este, você seria perdoado por pensar que está em apuros. Mas você não está certo. Se você habilitou a verificação em duas etapas, então um agente ruim pode ter sua senha na mão e ser capaz de não fazer absolutamente nada com ela.

If you’re unfamiliar, two-step verification is a process where you are required to input additional login information alongside your account name and password. The twist is that this additional information (usually a unique code) is typically sent to a different device to the one you’re using, such as a mobile phone. This code can only be used once, so in case a hacker spots it, they won’t be able to use it in the future.

This is an incredibly important tool to use, as it takes all the power out of bad agent’s hands, protecting your business from phishing and passwords leaking. It should be mandatory in any remote team you’re part of.

Move your work to the cloud

Finalmente, você quer mudar seu negócio para a nuvem. Como seus funcionários trabalharão remotamente de países de todo o planeta, ter seus negócios na nuvem permitirá que eles trabalhem de qualquer lugar, e permitirá que eles acessem o que for preciso em segurança.

Como a empresa em nuvem fornece armazenamento on-line seguro e um ambiente de trabalho de fácil acesso, isso torna uma situação ideal para equipes remotas. Da mesma forma, uma empresa de nuvem respeitável virá com sua própria segurança ativa que é capaz de lidar com problemas à medida que chegam. Além disso, se você ou um funcionário perder seu laptop (em uma mala perdida, por exemplo), você ainda poderá acessar os arquivos relevantes em um novo dispositivo, pois eles serão armazenados na nuvem.

Ao implementar estratégias como esta, você pode garantir que o trabalho da sua equipe remota será seguro, que os dados da sua empresa serão protegidos, e você estará muito menos exposto aos riscos de segurança daqui para frente.

E uma vez que essa dor de cabeça está atrás de você, você pode se concentrar no trabalho em questão.

FONTE: NETWORK COMPUTING

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